VIB's actueel houden: VIB-updates en leveranciers

Wanneer een VIB als verlopen geldt

Een VIB heeft geen wettelijke vervaldatum: de leverancier moet het bijwerken zodra er nieuwe informatie is. Daarom bepaalt de organisatie zelf na hoeveel jaar een VIB als verlopen geldt, gerekend vanaf de herzieningsdatum. Ook het aantal dagen van de vroege waarschuwing is in te stellen.

Beide staan onder Instellingen, bij 'VIB-verloopperiode' (1 tot 5 jaar) en 'Vroege waarschuwing'. Alleen een beheerder kan dit wijzigen.

Chemspark meldt het met de notificaties 'VIB verloopt binnenkort' en 'VIB verlopen', en in het Register met 'VIB verlopen'. Of er een nieuwere versie bestaat, weet alleen de leverancier.

De pagina VIB-updates

VIB-updates toont de producten waarvan het VIB verlopen is, binnenkort verloopt of geen datum heeft, gegroepeerd per leverancier. Per product staan de 'VIB-revisiedatum', de termijn ('Verlopen', 'Verloopt binnenkort' of 'Geen VIB-datum') en de aanvraagstatus.

Filter op termijn en op aanvraag ('Nog niet aangevraagd', 'In afwachting', 'Afgewezen'), of zoek op product of leverancier.

Een nieuw VIB opvragen

1. 1Klik bij de leverancier op 'Vraag N VIB's op', of bij een product op 'Vraag VIB op'.
2. 2Chemspark opent het eigen e-mailprogramma met een kant-en-klare brief aan de leverancier. Daarin staan de producten, de datum van de huidige versie en de naam van de afzender en de organisatie.
3. 3Verstuur de e-mail vanuit het eigen e-mailprogramma.
4. 4De aanvraag staat nu op 'In afwachting', met de datum. Blijft een antwoord lang uit, dan staat erbij hoeveel dagen er geen reactie is.
5. 5Wil de leverancier geen nieuw VIB sturen, zet de status dan op 'Afgewezen'.

Chemspark verstuurt zelf geen e-mail naar leveranciers. De status 'In afwachting' wordt vastgelegd zodra het e-mailprogramma opent, niet pas als de e-mail echt verstuurd is.

Is de productlijst te lang voor een e-maillink, dan staat de brief op het klembord om in de e-mail te plakken. Ontbreekt het e-mailadres, vul het dan aan bij Leveranciers.

Het nieuwe VIB ontvangen

Klik bij het product op 'Nieuwe VIB'. De productpagina opent, klaar om het VIB te vervangen. Chemspark laat dan zien wat er verandert en voor welke beoordelingen, werkplekinstructiekaarten en etiketten dat gevolgen heeft. Met een actuele herzieningsdatum verdwijnt het product vanzelf van VIB-updates.

Nog actueel

Soms laat de leverancier weten dat er geen nieuwere versie is, bijvoorbeeld per e-mail, telefonisch of op de eigen website. Leg dat vast met 'Nog actueel', of kies 'Nog actueel' bij de aanvraagstatus.

Na bevestiging gaat het product van de lijst. De herzieningsdatum blijft dezelfde; de verloopperiode telt vanaf de bevestiging, en het product komt op de genoemde datum terug op VIB-updates. Naam en datum komen in het Logboek, en op de productpagina staat 'Nog actueel bevestigd op …'.

Chemspark controleert dit niet zelf: 'Nog actueel' legt alleen vast dat de leverancier het VIB nog geldig noemt. Het kan alleen bij een VIB met een herzieningsdatum.

Leveranciers

• Onder Leveranciers staan alle leveranciers van de organisatie, gedeeld door alle locaties, met e-mailadres, telefoonnummer, het aantal producten en de VIB's die vernieuwd moeten worden.
• Bij het uploaden van een VIB koppelt Chemspark het product aan de leverancier uit het VIB, of maakt die aan.
• Het e-mailadres is het adres waaraan VIB-aanvragen worden gericht.
• Filter op 'Alleen met VIB's te vernieuwen', 'Alleen zonder e-mailadres' of 'Alleen zonder producten'.
• Iedereen kan een leverancier toevoegen of bewerken. Verwijderen kan alleen een beheerder, en alleen als geen product en geen eerdere VIB-versie meer aan die leverancier hangt.