VIB-updates

Wat staat er op de pagina?

De producten staan per leverancier, met bovenaan elke groep het aantal VIB's dat vernieuwd moet worden en het e-mailadres. Producten zonder leverancier staan onderaan, onder 'Geen leverancier gekoppeld'. Een product gaat van de lijst zodra er een actueel VIB is, of zodra iemand vastlegt dat het huidige VIB nog actueel is.

• 'Product': de productnaam, en bij meer dan een locatie in beeld ook de locatie.
• 'VIB-revisiedatum': de datum van het huidige VIB, met 'Verlopen sinds …', 'Verloopt over …' of 'Geen VIB-datum bekend'.
• 'Aanvraagstatus': 'Nog niet aangevraagd', of de status van de laatste aanvraag met de datum.
• Wanneer een VIB als verlopen geldt, stelt de organisatie zelf in onder Instellingen: de 'VIB-verloopperiode' en de 'Vroege waarschuwing'.

Wat kan er op deze pagina?

• 'Vraag VIB op': bij de leverancier, voor alle producten in de groep of per product. Chemspark opent het eigen e-mailprogramma met een brief aan de leverancier, met per product de versie die er nu is. De aanvraag krijgt de status 'In afwachting'.
• Lange lijst: past de lijst niet in een e-maillink, dan staat de brief op het klembord om in de e-mail te plakken.
• 'Nieuwe VIB': opent de productpagina, of bij een kit het kitoverzicht, om het nieuwe VIB te uploaden.
• Status van een aanvraag wijzigen: 'In afwachting', 'Afgewezen' of 'Nog actueel'. Blijft een aanvraag lang onbeantwoord, dan staat erbij hoeveel dagen al geen reactie kwam.
• 'Nog actueel': leg vast dat het huidige VIB nog klopt, bijvoorbeeld na bevestiging door de leverancier. De herzieningsdatum blijft staan, het product gaat van de lijst en komt terug wanneer de verloopperiode opnieuw bijna om is. Naam en datum komen in het Logboek. Bij een VIB zonder datum kan dit niet.
• 'Filters': 'Termijn' ('Verlopen', 'Verloopt binnenkort', 'Geen VIB-datum') en 'Aanvraag' ('Nog niet aangevraagd', 'In afwachting', 'Afgewezen'). Een klik op een kolomkop sorteert.
• Geen e-mailadres bij de leverancier: de link 'Vul aan bij Leveranciers' gaat naar die leverancier.

Veelvoorkomende taken

• VIB's opvragen bij een leverancier: klik in de groep van die leverancier op 'Vraag VIB op'. Controleer de brief in het e-mailprogramma en verstuur hem.
• Het nieuwe VIB uploaden: klik bij het product op 'Nieuwe VIB' en upload het bestand.
• Wat er na het vervangen van een VIB gebeurt: zie 'Een nieuw VIB verwerken'.
• De hele aanpak, van opvragen tot 'Nog actueel': zie 'VIB's actueel houden'.

Wie mag wat?

Iedereen in de organisatie kan VIB's opvragen, de status bijhouden, 'Nog actueel' vastleggen en een nieuw VIB uploaden. Een gebruiker ziet de producten van de eigen locatie; een beheerder kan bovenin 'Alle locaties' kiezen. De verloopperiode en de vroege waarschuwing stelt een beheerder in.