Een nieuw VIB verwerken

Waar een nieuw VIB binnenkomt

• Op de productpagina, bij het VIB: 'VIB vervangen'.
• Via VIB-updates: 'Nieuwe VIB' opent de productpagina, klaar om te vervangen.
• Bij Bulk upload: herkent Chemspark een bestaand product met dezelfde naam en leverancier, kies dan 'Bestaande bijwerken'.
• Bij een kit: op de kitpagina. Alle delen van de kit worden dan in een keer bijgewerkt.

Het VIB vervangen

1. 1Open het product en klik bij het VIB op 'VIB vervangen'.
2. 2Kies het nieuwe VIB. Chemspark leest het in; bij een lang document kan dat tot een minuut duren.
3. 3Lees in 'VIB-wijzigingen controleren' wat er verandert.
4. 4Klopt het, klik dan op 'Wijzigingen toepassen'. Twijfel over het bestand? Klik op 'Annuleren'; er verandert dan niets.

Wat het vergelijkingsscherm laat zien

Chemspark vergelijkt het nieuwe VIB veld voor veld met het oude. De huidige gegevens en die uit het nieuwe VIB staan naast elkaar, met het aantal velden dat wordt bijgewerkt.

Onder 'Deze wijziging raakt:' staat welke documenten op het oude VIB zijn gebaseerd en nagekeken moeten worden: 'Inhalatiebeoordeling', 'Huidbeoordeling', 'Brand- en explosiebeoordeling', 'Kwantitatieve beoordeling', 'Werkplekkaart' of 'GHS-etiket'.

Alleen een wijziging met gevolgen voor zo'n document komt daar te staan. Heeft de wijziging geen gevolgen, dan staat er 'Geen wijzigingen die de risicobeoordeling, werkplekkaart of het etiket raken.'

Daarnaast kan het scherm een van deze waarschuwingen tonen:

• 'Mogelijk verkeerd bestand': de productnaam of productcode komt niet overeen.
• 'Leverancier gewijzigd': de leverancier in het nieuwe VIB is een andere dan die nu bij het product staat.
• 'Andere taal': het nieuwe VIB is in een andere taal dan het oude.
• 'Dit VIB is ouder dan het VIB op dossier': toepassen zou een nieuwer VIB vervangen door een ouder.
• 'Controleer het nieuwe VIB na het toepassen': niet alles kon met zekerheid worden gelezen.

Na het toepassen

• Het oude VIB gaat naar de Versiegeschiedenis.
• Wat door het nieuwe VIB verandert, krijgt een markering, zoals 'Beoordeling verouderd' of 'Werkplekkaart verouderd'.
• In het Register en op de productpagina staat onder 'Wat moet worden bijgewerkt' per onderdeel wat er moet gebeuren, met een directe link. Die onderdelen zijn 'Risicobeoordeling', 'Werkplekkaart' ('Gebaseerd op een oudere VIB') en 'GHS-etiket' ('Print het verpakkingsetiket opnieuw').
• Veranderen de gegevens waarop de screening rust, dan gaat het product terug naar 'Te screenen'.
• De notificatie 'Risicobeoordeling opnieuw bekijken' wijst op beoordelingen die nagekeken moeten worden.
• Wetgeving wordt opnieuw gecontroleerd, ook voor de CMR-registratie.
• Heeft het nieuwe VIB een actuele herzieningsdatum, dan verdwijnt het product van VIB-updates.

Wat Chemspark niet zelf doet

Chemspark markeert, maar doet niets automatisch opnieuw. Screen het product opnieuw, werk de beoordelingen bij, zet de werkplekinstructiekaart opnieuw op met 'Opnieuw opzetten uit VIB' en print het etiket opnieuw. Zo blijft elke beslissing bij een persoon, en staat in het Logboek wie wat heeft gedaan.

Chemspark haalt ook zelf geen nieuwe VIB's op bij de leverancier. Het waarschuwt wanneer een VIB verlopen is; het nieuwe VIB komt van de leverancier.

De Versiegeschiedenis

Op de productpagina opent 'Versiegeschiedenis bekijken' alle eerdere versies, met herzieningsdatum en reden, bijvoorbeeld 'VIB vervangen op de productpagina' of 'Bijgewerkt via een VIB-aanvraag'.

Een eerdere versie is te downloaden. 'Vergelijk met huidige' laat zien wat er sindsdien is veranderd, met de inhoudelijke wijzigingen apart van de redactionele. In Rapportage staat alles bij de bron 'Eerdere VIB-versies'.