Werkwijze
Rapportage en het Logboek
Rapportage zet de gegevens van de organisatie in een overzicht, te exporteren als CSV of PDF. Het Logboek legt vast wie wat heeft gewijzigd, en wanneer; elk item blijft 5 jaar bewaard.
Voor: Gebruikers · Beheerders
Een rapport maken
- Open Rapportage in het menu.
- Kies bij 'Begin met' een eigen rapport, een van de snelle rapporten of een eerder opgeslagen sjabloon.
- Kies de gegevensbron, bijvoorbeeld 'Producten', 'Maatregelen' of 'Eerdere VIB-versies'.
- Kies de kolommen en stel de filters in. Het rapportvoorbeeld toont meteen het resultaat.
- Klik op 'Exporteren', kies 'Spreadsheet (CSV)' of 'PDF' en klik op 'Downloaden'.
- Vaker nodig, bijvoorbeeld voor een audit of inspectie? Klik op 'Sjabloon opslaan'.
Een rapport gaat over de gekozen locatie, of over alle locaties als een beheerder 'Alle locaties' heeft gekozen.
Wat er te exporteren is
Alles wat de organisatie in Chemspark vastlegt, is zelf te exporteren, in elk abonnement. Er zijn 13 bronnen:
- Producten en Kit-delen
- Screeningbesluiten, Risicobeoordelingen, Kwantitatieve resultaten en Maatregelen
- Werkplekkaarten
- Eerdere VIB-versies en VIB-aanvragen
- Leveranciers, Opslag, en Locaties en afdelingen
- Logboek
Snelle rapporten
- Alle producten: het volledige register met gezondheidsgevaar, H-zinnen, aggregatietoestand, leverancier en VIB-datum.
- CMR-register: alle producten met CMR H-zinnen of met een stof van de SZW-lijst, met per product of het meetelt voor de CMR-registratie en waarom.
- Wettelijke lijsten per product: de CMR-indeling en de bestanddelen op de SZW-, ZZS-, SVHC- en REACH-lijsten.
- VIB-vervaldata: per VIB de herzieningsdatum en of die verlopen is, oudste bovenaan.
- Hoog-risico beoordelingen: beoordelingen met Hoog of Zeer hoog, kandidaten voor extra maatregelen.
CSV of PDF
- Spreadsheet (CSV): alle regels, en het bestand opent in Excel, Numbers en Google Sheets.
- PDF: een printbare tabel via het printvenster van de browser, met de naam van het rapport, de filters, de organisatie en de locatie bovenaan.
Tijdens een proefperiode is exporteren vergrendeld; dat komt vrij met een betaald abonnement.
Wat het Logboek bijhoudt
Het Logboek legt elke wijziging vast. Per item staat wie het deed, wanneer, en waarover het gaat. Bij belangrijke velden, zoals de H-zinnen, de herzieningsdatum, het risiconiveau en de maatregel, staan de oude en de nieuwe waarde.
Elk item blijft 5 jaar bewaard. Is een gebruiker verwijderd, dan staat er 'Verwijderde gebruiker'.
Het Logboek houdt de wijzigingen bij aan:
- Producten en opslag
- Screenings, risicobeoordelingen en maatregelen
- Werkplekinstructiekaarten
- Leveranciers
- Afdelingen en locaties
- Gebruikers en hun rollen
- Eigen grenswaarden
Het Logboek doorzoeken en exporteren
- Open Logboek in het menu.
- Zoek op product, gebruiker of omschrijving.
- Filter op onderdeel, actie en periode, of kies 'Alleen belangrijke wijzigingen'.
- Klap een item open voor de details; met 'Alle wijzigingen aan dit record' staat de hele geschiedenis van dat record bij elkaar.
- Klik op 'Exporteren' voor een CSV of PDF met de wijzigingen van voor naar na.
Lees ook
Werkwijze
Wetgeving en de CMR-registratie
Wetgeving laat zien welke producten een stof bevatten die op een wettelijke lijst staat. Voor kankerverwekkende, mutagene en reprotoxische stoffen helpt Chemspark ook met de registratie die het Arbobesluit vraagt.
Werkwijze
VIB's actueel houden: VIB-updates en leveranciers
Chemspark waarschuwt wanneer een VIB verlopen is, binnenkort verloopt of geen datum heeft. Op VIB-updates staan die producten per leverancier, klaar om een nieuwe versie op te vragen of vast te leggen dat het huidige VIB nog actueel is.
Werkwijze
Een nieuw VIB verwerken
Stuurt een leverancier een nieuw VIB, vervang dan het oude. Chemspark laat vooraf zien wat er verandert en welke beoordelingen, werkplekinstructiekaarten en etiketten daardoor niet meer kloppen.
Werkwijze
Maatregelen en de werklijst
De werklijst in Risicobeoordeling laat zien waar elk product staat, van screening tot afgerond. Een hoog risico blijft openstaan tot er een maatregel is vastgelegd.
Werkwijze
Team en locaties beheren
Een beheerder richt de organisatie in: locaties, afdelingen en gebruikers. Dat gebeurt onder Admin in het menu, of via Instellingen › 'Team en locaties beheren'.
Pagina
Rapportage
Maak op Rapportage een overzicht van alles wat de organisatie in Chemspark vastlegt: op het scherm, als CSV voor een spreadsheet of als PDF om te printen. Exporteren hoort bij elk abonnement; de gegevens blijven van de organisatie.
Pagina
Logboek
Zoek in het Logboek op wie wat heeft gewijzigd en wanneer, bijvoorbeeld om na te gaan waarom een gegeven is veranderd of om te laten zien wat er is gedaan. Elk item blijft 5 jaar bewaard en is niet te wijzigen of te verwijderen.
Kom je er niet uit? Mail ons, we helpen je graag.