VIB's uploaden

Wat er nodig is

• Een locatie. Elk product staat op een locatie; die wordt in het uploadvenster gekozen.
• Het VIB als PDF of als tekstbestand (TXT): tot 20 MB voor een los bestand, tot 10 MB per bestand bij Bulk upload.
• Bij voorkeur het originele, digitale VIB van de leverancier, zonder wachtwoord. Een Nederlands of Engels VIB geeft het beste resultaat.
• Ruimte in het abonnement. Met het gratis Starter-abonnement leest Chemspark in totaal 10 VIB's, voor de hele looptijd van het account. Bij de betaalde abonnementen geldt een maximum per maand. Het uploadvenster toont hoeveel er nog over zijn.

Een VIB uploaden

1. 1Ga naar Register en klik op 'Product toevoegen'.
2. 2Kies de locatie.
3. 3Sleep het VIB in het venster, of klik op 'VIB uploaden' en kies het bestand.
4. 4Wacht tot Chemspark het VIB heeft gelezen. Bij een lang document kan dat tot een minuut duren; houd het venster open.
5. 5Controleer de overgenomen gegevens, zoals de productnaam, de H-zinnen, de samenstelling en de leverancier, en pas aan wat niet klopt.
6. 6Kies eventueel bij 'Opslaglocatie (optioneel)' de afdelingen en de hoeveelheid. Dat kan ook later, op de productpagina.
7. 7Klik op 'Product toevoegen'.

Een leverancier is verplicht. Chemspark koppelt het product aan de leverancier uit het VIB; lukt dat niet, kies dan een leverancier of voeg een nieuwe toe.

Geen VIB bij de hand? Laat het bestand weg en vul de gegevens zelf in.

Meerdere VIB's tegelijk

Met Bulk upload gaan er tot 25 VIB's per ronde, met het Starter-abonnement 5. Meer bestanden gaan in een volgende ronde.

1. 1Ga naar Register en klik op 'Bulk upload'.
2. 2Kies de locatie en zet de VIB's in het venster ('VIB's kiezen of hierheen slepen').
3. 3Klik op 'Verwerken' en houd het venster open tot alle bestanden klaar zijn.
4. 4Bekijk per bestand wat er is gelezen en kies 'Data is correct', 'Uploaden maar beoordeling nodig' of 'Dit bestand overslaan'. Klopt alles, gebruik dan 'Alles bevestigen'.
5. 5Klik op 'Uploaden naar database'.

• Op het dashboard van een lege locatie kunnen VIB's ook direct worden neergezet: een los bestand opent het uploadvenster, meerdere gaan naar Bulk upload.

Kits: meerdere delen in hetzelfde VIB

Staan de delen van een kit, zoals hars en verharder, in dezelfde PDF, dan slaat Chemspark elk deel op als een los product, gekoppeld als kit. Elk deel krijgt een eigen regel in het register, een eigen screening en risicobeoordeling, een eigen werkplekinstructiekaart en een eigen etiket.

Elk deel telt in het abonnement als een apart product. Levert de leverancier de delen als losse VIB's, dan koppelt Chemspark ze niet als kit.

Scans en afwijkende VIB's

• Een scan of een VIB dat uit afbeeldingen bestaat, wordt ook gelezen, maar krijgt altijd de markering 'Controle nodig'.
• Een VIB in een andere taal dan Nederlands of Engels geeft een waarschuwing. Controleer de gegevens dan extra goed, of upload een Nederlandse of Engelse versie.
• Een VIB van vóór CLP, met R-zinnen, wordt gemarkeerd als verouderd. Vraag de leverancier om een actueel VIB.
• Een bestand dat geen VIB is, neemt Chemspark niet aan.
• Lukt het lezen niet, dan kunnen de gegevens alsnog met de hand worden ingevuld.

Dubbele producten

Staat hetzelfde product van dezelfde leverancier al op de locatie, dan meldt Chemspark dat bij het uploaden. Bij een los VIB beslist de herzieningsdatum. Is het nieuwe VIB recenter, dan wordt het een nieuwe versie van het bestaande product. Zo niet, dan toont Chemspark de datum van beide VIB's.

Bij Bulk upload ziet Chemspark ook bestanden die twee keer in dezelfde upload staan. Kies daar per duplicaat 'Overslaan' of 'Bestaande bijwerken'. Met 'Bestaande bijwerken' wordt het VIB een nieuwe versie van het bestaande product. Een nieuwe versie telt niet mee voor het aantal producten in het abonnement.

Na het opslaan

Direct na het opslaan meldt Chemspark wat opvalt, bijvoorbeeld een product op een wettelijke lijst, een CMR-product of een VIB dat volgens de verloopperiode van de organisatie verlopen is.

1. 1Kijk de producten met 'Controle nodig' na.
2. 2Screen de nieuwe producten in Risicobeoordeling.