Team en locaties beheren

Organisatie, locaties en afdelingen

Een organisatie heeft een of meer locaties, en elke locatie heeft een eigen register met afdelingen, zoals magazijn, werkplaats of lab. Per product staat op welke afdeling het staat en hoeveel.

Een paar dingen gelden voor de hele organisatie en dus voor alle locaties: de leveranciers, de bedrijfsgrenswaarden, de eigen lijsten en de instellingen onder 'Organisatie', zoals de VIB-verloopperiode en 'Werkplekkaart nodig vanaf'.

Twee rollen

• Beheerder: richt locaties en afdelingen in en beheert de gebruikers (uitnodigen, naam, locatie en toegang). Wijzigt ook de instellingen van de organisatie, kan leveranciers verwijderen en ziet met 'Alle locaties' alles in een overzicht. Met de locatiekeuze bovenin wisselt de beheerder tussen locaties.
• Gebruiker: doet het dagelijkse werk op de eigen locatie, zoals producten, screenings, beoordelingen, maatregelen, werkplekinstructiekaarten, etiketten en VIB-aanvragen.

Een nieuwe collega krijgt altijd de rol 'Gebruiker'. Moet iemand beheerder worden, of juist niet meer, neem dan contact op met Chemspark.

Wat het abonnement toelaat

• Starter (gratis): 1 locatie, 1 gebruiker en 5 producten, met 10 VIB's om in te lezen voor de hele looptijd van het account.
• Essential: 1 locatie en tot 100 producten.
• Professional: tot 3 locaties en tot 250 producten.
• Business: een onbeperkt aantal locaties en tot 1.000 producten.
• Enterprise: op maat, zonder vaste limieten.

Bij elk betaald abonnement is het aantal gebruikers onbeperkt. Het aantal producten geldt voor de hele organisatie: een product dat op twee locaties staat, telt twee keer. Bij 'Locaties' staat hoeveel er in gebruik zijn van het maximum; is het maximum bereikt, dan kan er geen locatie meer bij.

Een locatie en afdelingen aanmaken

1. 1Open Admin en kies links de organisatie.
2. 2Klik bij 'Locaties' op 'Locatie aanmaken'. Vul de naam in en eventueel het adres, en sla op.
3. 3Kies de nieuwe locatie in de lijst links en voeg onder 'Afdelingen' de afdelingen toe: vul de naam in en klik op 'Afdeling toevoegen'.

Een collega toevoegen

1. 1Open Admin, kies de organisatie en klik bij 'Gebruikers' op 'Gebruiker aanmaken'. Er moet al minstens een locatie zijn.
2. 2Vul het e-mailadres, de voornaam en de achternaam in, en kies de locatie.
3. 3Klik op 'Gebruiker aanmaken en link genereren'.
4. 4Kopieer de uitnodigingslink en stuur die naar de collega. De link verloopt na 7 dagen.
5. 5Verlopen of kwijt? Kies bij de gebruiker 'Uitnodiging opnieuw versturen'; er komt dan een nieuwe link om te delen.

De uitnodiging volgt de taal van de beheerder die hem maakt.

• 'Gebruiker bewerken' wijzigt bij een bestaande gebruiker de naam, de locatie en de status ('Actief' of 'Geschorst').
• 'Toewijzen aan locatie' wijzigt alleen de locatie.
• 'Schorsen' en 'Activeren' stoppen of herstellen de toegang. Een beheerder kan zichzelf niet schorsen.
• Een andere rol, een nieuw e-mailadres, een wachtwoord of het verwijderen van een gebruiker regelt Chemspark. Neem daarvoor contact op via info@chemspark.net of 'Hulp en feedback'.

Een locatie verwijderen

'Locatie verwijderen' wist de locatie en alles wat erin staat definitief: producten, risicobeoordelingen, werkplekinstructiekaarten, GHS-etiketten en afdelingen. Chemspark laat vooraf zien hoeveel het er zijn; typ de naam van de locatie ter bevestiging. Het Logboek blijft bewaard. Dit is niet ongedaan te maken.

De enige locatie van een organisatie kan niet worden verwijderd. Hebben gebruikers deze locatie als eigen locatie, verplaats ze dan eerst met 'Toewijzen aan locatie'.

Exporteer vooraf via Rapportage wat bewaard moet blijven.