Werkplekkaarten

Wat staat er op de pagina?

De pagina heet Werkplekinstructiekaarten en heeft twee tabbladen: 'Kaart nodig' voor producten die nog geen kaart hebben, en 'Kaartregister' voor de kaarten die er al zijn.

Tabblad 'Kaart nodig'

• 'Producten zonder kaart', gesorteerd op gevaar, het hoogste eerst. Het label achter een product toont het gevarenniveau dat om een kaart vraagt.
• Met 'Alleen kaart nodig' staan alleen de producten in de lijst die volgens de instelling 'Werkplekkaart nodig vanaf' een kaart nodig hebben. Staat dit filter uit, dan staan ook de andere producten in de lijst; een kaart maken kan altijd.
• Zoeken op naam of CAS-nummer, en 'Alles selecteren'.
• Rechts 'Kaarten maken': kies bij 'Kaarttaal' Nederlands, Engels of Tweetalig (NL + EN) en klik op 'Maak … kaarten'. Er gaan maximaal 25 kaarten per keer; maak de rest in een volgende ronde.

Elke kaart krijgt een opzet uit het VIB en wordt opgeslagen zonder 'Opgehangen op'. Open daarna elke kaart om die te controleren. Bij kaarten met 'Eerst controleren' heeft de automatische controle iets gevonden om na te kijken.

Tabblad 'Kaartregister'

• 'Geplaatste kaarten': elke kaart met de kolommen 'Product', 'Taal', 'Gemaakt', 'Door', 'Herzien vóór' en 'Status'.
• De status is 'Nog niet opgehangen', 'Actief', 'Herziening nadert', 'Herziening verlopen' of 'Geen herzieningsdatum'.
• 'Beoordeling gewijzigd': de risicobeoordeling of de maatregelen zijn veranderd sinds de kaart is opgezet. Na nakijken haalt 'Kaart klopt nog' in de geopende kaart of op de productpagina de melding weg; de kaart zelf verandert dan niet.
• 'Openen' opent de kaart om te bewerken of te printen.

De kaart zelf

Een kaart hoort bij een product op een locatie. Kies bij 'Locatie' de locatie en bij 'Taal van de kaart' de taal: 'Alleen Nederlands', 'Alleen Engels' of 'Tweetalig (naast elkaar)'. Bij een nieuw product zet 'Opzet uit VIB' een eerste versie klaar uit het VIB en de risicobeoordelingen van die locatie. Elk veld is daarna aan te passen.

• 'Belangrijkste gevaren' en 'Signaalwoord', uit de H-zinnen van het product.
• 'PBM — vóór je begint', 'Tijdens gebruik', 'Bij een incident', 'Brand' en 'Opslag', uit het VIB.
• 'Afspraken op deze werkplek': letterlijk de technische en organisatorische maatregelen uit de risicobeoordeling. Hier iets aanpassen verandert de risicobeoordeling niet.
• 'Kaartgegevens': 'Noodcontact (intern)', 'Verantwoordelijke', 'Opgehangen op' en 'Herzien vóór' (standaard een jaar later).

Opslaan en printen

• 'Opslaan' of 'Wijzigingen opslaan' overschrijft de kaart. Het Logboek legt vast wie wanneer een nieuwe versie opsloeg, niet de vorige tekst.
• 'Voorbeeld' toont de kaart zoals die geprint wordt; 'Printen' werkt na het opslaan en geeft een A4.
• Staat 'QR-code op de kaart' aan (standaard), dan opent een collega met een account via die code het product in Chemspark, na inloggen.
• Tijdens een proefperiode is printen vergrendeld; dat komt vrij met een betaald abonnement.

Waarom een kaart een melding krijgt

Een kaart onthoudt op welk VIB en welke beoordeling hij is gebaseerd. Chemspark past de kaart niet zelf aan: 'Opnieuw opzetten uit VIB' maakt een nieuwe opzet, die eerst gecontroleerd wordt.

In drie gevallen krijgt de kaart een melding:

• Er komt een nieuw VIB: de kaart krijgt 'Werkplekkaart verouderd'.
• De beoordeling of een maatregel verandert: de kaart krijgt 'Kaart: beoordeling gewijzigd'.
• De datum bij 'Herzien vóór' nadert: er volgt een notificatie.

Veelvoorkomende taken

• In een keer een opzet maken voor alle producten die een kaart nodig hebben, en die daarna een voor een nakijken, printen en ophangen.
• Na het ophangen 'Opgehangen op' invullen, zodat de kaart op het tabblad 'Kaartregister' op 'Actief' komt.
• Op het tabblad 'Kaartregister' de kaarten met een herziening of 'Beoordeling gewijzigd' nalopen.

Wie mag wat?

• Gebruiker: maakt, bewerkt, print en verwijdert kaarten voor de eigen locatie.
• Beheerder: hetzelfde voor elke locatie, en stelt onder Instellingen 'Werkplekkaart nodig vanaf' in: welke gevaren om een kaart vragen en vanaf welk niveau.