De Arbeidsinspectie staat voor de deur. Is je stoffenbeheer op orde?

Stel: het is dinsdagochtend, half negen. Bij de receptie staat een inspecteur van de Nederlandse Arbeidsinspectie. Ze wil de RI&E zien, het onderdeel over gevaarlijke stoffen, en de veiligheidsinformatiebladen (VIB's) van een paar producten uit de werkplaats.

Dan begint het zoeken.

De VIB's zitten in een ordner van jaren geleden. Het stoffenregister is een Excel-bestand dat niemand meer bijwerkt. En hoe groot de blootstelling aan de gebruikte stoffen is, heeft niemand beoordeeld.

Je hebt de informatie misschien ooit verzameld. Maar kun je ook laten zien wat je ermee hebt gedaan?

Dat is waar stoffenbeheer in de praktijk vaak vastloopt. En het is precies waar een inspectie pijnlijk duidelijk maakt wat er nog ontbreekt.

Geen beoordeling? Dan kan een boete volgen

Sinds 10 februari 2022 zijn de algemene verplichtingen uit artikel 4.2, eerste tot en met vijfde lid, van het Arbobesluit direct beboetbaar. Een waarschuwing vooraf is daarvoor niet altijd meer nodig. De overheid heeft deze aanscherping ingevoerd omdat een ontbrekende beoordeling van de risico's van gevaarlijke stoffen ernstige gevolgen kan hebben voor de gezondheid van werknemers.

Het boetenormbedrag bedraagt € 4.500 voor bedrijven met 500 of meer werknemers. Voor kleinere bedrijven geldt een percentage van dit bedrag, afhankelijk van het aantal werknemers. Een bedrijf met 25 werknemers komt daarmee uit op € 1.350 per overtreding, op basis van deze normbedragen.

Let op: niet iedere onvolledigheid in het stoffendeel leidt automatisch tot een directe boete. Het gaat om de specifieke verplichtingen en omstandigheden die bij de overtreding horen.

En de financiële gevolgen hoeven niet bij een boete te blijven. Als de beoordeling ontbreekt, kunnen ook tekortkomingen bestaan in de gekozen maatregelen, de voorlichting of de instructies op de werkvloer. Die worden afzonderlijk beoordeeld.

Bron: Staatscourant 2022, 3848.

Het probleem stopt niet bij de boete

Een geconstateerde tekortkoming moet je alsnog oplossen. En dat kost tijd, zeker als de basis ontbreekt.

Denk aan:

• Een stoffenregister opbouwen uit tientallen of honderden VIB's, inclusief het opvragen van ontbrekende of verouderde documenten.
• De blootstelling per product en toepassing beoordelen en bepalen welke maatregelen nodig zijn.
• Werkinstructies en etiketten opstellen die aansluiten bij het werkelijke gebruik op de werkvloer.
• Vastleggen wat er is beoordeeld, welke maatregelen zijn gekozen en wanneer herbeoordeling nodig is.

Dat moet gebeuren terwijl het bedrijf gewoon doordraait. Soms is externe ondersteuning nodig, terwijl medewerkers intern alsnog tijd moeten vrijmaken om informatie aan te leveren, keuzes te maken en resultaten te controleren.

Het vervelende is dat een groot deel van dit werk niet nieuw hoeft te zijn. Veel informatie staat al in de VIB's. De uitdaging is om die informatie om te zetten in een bruikbaar register, een onderbouwde risicobeoordeling en duidelijke instructies voor medewerkers.

Herhaling kan de gevolgen vergroten

Wordt binnen de wettelijke termijn opnieuw dezelfde overtreding vastgesteld, dan kunnen de boetes fors hoger uitvallen. Artikel 34 van de Arbowet bevat regels voor recidive, waarbij de toepasselijke termijn en verhoging afhangen van de omstandigheden en het type overtreding.

Bij bepaalde overtredingen kan ook stillegging van werkzaamheden aan de orde zijn. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer dezelfde overtreding opnieuw wordt vastgesteld nadat er eerder een waarschuwing is gegeven, of wanneer sprake is van ernstig gevaar.

De praktische les: wachten tot een inspectie tekortkomingen aan het licht brengt, is geen verstandige manier om stoffenbeheer te organiseren.

De grootste rekening komt mogelijk veel later

De financiële gevolgen zijn een kant van het verhaal. Het belangrijkste doel van stoffenbeheer is voorkomen dat werknemers ziek worden door hun werk.

Jaarlijks overlijden in Nederland ongeveer 3.000 mensen doordat ze tijdens hun werk aan gevaarlijke stoffen zijn blootgesteld. Volgens de minister is ongeveer 80% van deze mensen op het moment van overlijden al gepensioneerd.

De schade wordt dus niet altijd zichtbaar tijdens het dienstverband. Juist daardoor kunnen risico's gemakkelijk worden onderschat.

Werkgevers hebben de verantwoordelijkheid om hun werknemers een veilige en gezonde werkomgeving te bieden. Bij gezondheidsschade door het werk kan ook werkgeversaansprakelijkheid aan de orde zijn. Artikel 7:658 van het Burgerlijk Wetboek regelt de zorgplicht van de werkgever.

Een actuele VIB-verzameling alleen is daarvoor niet genoeg. Je moet ook kunnen onderbouwen dat je de risico's hebt beoordeeld en passende maatregelen hebt genomen.

Bron: Aanhangsel Handelingen 2025–2026, nr. 1195.

Vijf onderdelen die je op orde wilt hebben

Goed stoffenbeheer is geen administratieve oefening voor de inspecteur. Het moet ervoor zorgen dat je weet welke stoffen je gebruikt, welke risico's daarbij horen en hoe je die beheerst.

Loop daarom deze vijf onderdelen na.

1. Overzicht

Welke gevaarlijke producten worden gebruikt, op welke locaties en zijn de bijbehorende VIB's actueel en volledig?

2. Risicobeoordeling

Welke risico's zijn er bij de daadwerkelijke toepassing? Denk aan blootstelling via inademing en huidcontact, maar ook aan brand- en explosiegevaar. Soms is een verdiepende of kwantitatieve beoordeling nodig.

3. Maatregelen

Zijn maatregelen gekozen volgens de arbeidshygiënische strategie? Daarbij gaat de voorkeur uit naar maatregelen bij de bron, gevolgd door collectieve en organisatorische maatregelen. Persoonlijke beschermingsmiddelen zijn niet automatisch de eerste keuze.

4. Instructies op de werkvloer

Weten medewerkers hoe ze veilig met de producten moeten werken? Zijn de juiste werkplekinstructiekaarten en etiketten beschikbaar en begrijpelijk?

5. Actueel houden

Wat gebeurt er wanneer een nieuw product wordt geïntroduceerd of een leverancier een gewijzigd VIB aanlevert? Is duidelijk welke beoordeling, maatregel of instructie opnieuw moet worden bekeken?

Wie deze onderdelen aantoonbaar beheerst, staat sterker bij een inspectie én werkt structureel aan het voorkomen van gezondheidsschade. Een goede administratie is daarbij een middel, geen doel op zich.

Van VIB naar werkplek: zo helpt Chemspark

Voor veel mkb-bedrijven zit de uitdaging niet in het ontbreken van regels, maar in de hoeveelheid werk die nodig is om eraan te voldoen. Informatie staat verspreid over VIB's, Excel-bestanden en losse documenten. Het bijhouden ervan kost tijd die er vaak niet is.

Chemspark helpt om die informatie om te zetten in een samenhangend stoffenbeheer.

Register — Upload je VIB's en bouw een stoffenregister op, ingedeeld per locatie. Productgegevens en gevaarseigenschappen worden uit de documenten overgenomen, zodat je ze niet steeds opnieuw hoeft in te voeren.

VIB-check — Controleer VIB's op maximaal elf punten, waaronder ouderdom en volledigheid. Per leverancier kan een opvraagbrief worden klaargezet wanneer informatie ontbreekt of een document moet worden opgevraagd.

Risicobeoordeling — Krijg per product inzicht in de belangrijkste aandachtspunten en welke vervolgstappen nodig zijn. Chemspark begeleidt je bij de beoordeling; jij controleert de uitkomsten en bepaalt wat passend is voor jouw werksituatie.

Maatregelen — Werk aan maatregelen volgens de arbeidshygiënische strategie, met aandacht voor de daadwerkelijke toepassing en blootstelling.

Werkplek — Maak werkplekinstructiekaarten en GHS-etiketten op basis van de beschikbare productinformatie. Controleer ze voordat je ze gebruikt.

Wetgeving — Signaleer relevante stoffen aan de hand van onder meer de SZW-lijst, ZZS, SVHC en REACH-lijsten. Ook CMR-stoffen worden gesignaleerd.

Wijzigingen — Ontvang inzicht in wat opnieuw bekeken moet worden wanneer een VIB verandert. Zo kun je gericht nagaan of een risicobeoordeling, instructiekaart of etiket moet worden bijgewerkt.

Logboek — Het logboek houdt bij wie wat wanneer heeft vastgelegd, zodat beslissingen en wijzigingen traceerbaar zijn.

Chemspark neemt het voorbereidende werk uit handen, maar vervangt geen deskundig oordeel. De uitkomsten moeten worden gecontroleerd en waar nodig aangevuld met kennis van de werkplek, de gebruikte hoeveelheden, de werkwijze en de werkelijke blootstelling.

Zo werk je niet alleen aan een compleet register, maar ook aan de stappen die daarna komen.

Begin met een VIB

Je hoeft niet je hele stoffenbeheer in een keer om te gooien.

Upload vandaag een VIB bij de gratis VIB-check van Chemspark. Je ziet welke informatie uit het document kan worden gehaald en waar aandachtspunten zitten. Dat kan zonder account.

Wil je verder? Maak dan een gratis account aan en begin met je eigen stoffenregister.

Check gratis een VIB op chemspark.nl.