De werkplekinstructiekaart (WIC): van VIB naar een instructie die op de werkvloer wél gelezen wordt

Een medewerker die een vat ontvetter opent, leest daar geen VIB van veertien pagina's voor. Dat hoeft ook niet: het VIB is geschreven voor de preventiemedewerker en de veiligheidskundige. Wie op de werkvloer met de stof werkt, heeft iets anders nodig. In één oogopslag zien wat het gevaar is, wat je aantrekt, hoe je werkt en wat je doet als het misgaat. Dat is de werkplekinstructiekaart (WIC). Een goede kaart is kort, concreet en klopt met het actuele VIB. In de praktijk zien we vaak het omgekeerde.

Wat de wet vraagt

De werkplekinstructiekaart staat niet bij naam in de wet. De plicht erachter wel. De Arbowet (artikel 8) verplicht je om medewerkers doeltreffend voor te lichten over hun werk en de risico's die daarbij horen. Het Arbobesluit werkt dat voor gevaarlijke stoffen uit in artikel 4.10: medewerkers krijgen voorlichting en onderricht over de stoffen waarmee ze werken, de risico's ervan en de maatregelen die ze moeten nemen om zichzelf en anderen te beschermen. Ook moeten ze bij de VIB's kunnen.

Een map met VIB's in de kantine regelt dat laatste, maar niet de rest. Voorlichting betekent dat de informatie aankomt bij degene die met de stof werkt, op het moment dat het ertoe doet. Daarom is de werkplekkaart de gangbare vorm geworden: één kaart per product, opgehangen waar het werk gebeurt. Een inspecteur kijkt niet alleen of je VIB's hebt, maar ook of medewerkers weten hoe ze veilig met de stoffen werken. Een werkplekkaart is een manier om dat te laten zien, al vervangt hij het gesprek op de werkvloer niet.

VIB, risicobeoordeling en werkplekkaart: drie lagen

Het VIB beschrijft het product: de gevaren, de eigenschappen en algemene adviezen. Het weet niets van jouw werkplek.

De risicobeoordeling vertaalt dat naar jouw situatie: deze taak, deze hoeveelheid, deze ventilatie. Hier kies je de beheersmaatregelen, volgens de arbeidshygiënische strategie.

De werkplekkaart vertaalt de uitkomst terug naar instructie: wat de medewerker concreet moet doen. Hij is dus geen samenvatting van het VIB, maar het eindpunt van je beoordeling.

Dat onderscheid is de kern. Een kaart die alleen het VIB inkort, zegt "zorg voor voldoende ventilatie". Een kaart die op je risicobeoordeling volgt, zegt "alleen gebruiken in de spuitcabine, met de afzuiging aan". Het tweede is een instructie, het eerste een wens.

Wat er op een goede werkplekkaart staat

Identificatie. De productnaam zoals op de verpakking en de leverancier. De medewerker moet de kaart zonder twijfel aan het vat of de bus kunnen koppelen.

De belangrijkste gevaren. De GHS-pictogrammen en het signaalwoord, met de gevaren in gewone taal. Niet "H314" maar "veroorzaakt ernstige brandwonden aan huid en ogen". Beperk je tot de gevaren die bij het werk spelen, liefst niet meer dan vier of vijf.

Persoonlijke beschermingsmiddelen. Zo specifiek als het VIB toelaat. "Draag geschikte handschoenen" helpt niemand. Rubriek 8 noemt vaak het materiaal en de doorbraaktijd, bijvoorbeeld nitril of butylrubber. Zet dat op de kaart, met een pictogram per PBM.

Tijdens het werk. De werkwijze en de beheersmaatregelen uit je risicobeoordeling: afzuiging aan, deksel dicht na gebruik, niet mengen met zuren. Dit deel ontbreekt het vaakst, omdat het niet in het VIB staat.

Bij een noodgeval. Eerste hulp per blootstellingsroute (ogen, huid, inademing, inslikken), de juiste blusmiddelen en wat je doet bij morsen. Kort, en in de volgorde waarin je het nodig hebt.

Opslag. Waar het product staat en van welke stoffen het gescheiden moet blijven.

Contact en datum. Het interne nummer van de BHV of de leidinggevende, 112, en de datum waarop de kaart is opgehangen. Zo kun je altijd nagaan op welke versie van het VIB hij is gebaseerd.

Wat je er beter niet op zet

Een werkplekkaart wordt slechter naarmate er meer op staat. Laat ecologische informatie, toxicologische waarden, de volledige lijst P-zinnen en de vervoersgegevens weg. Die horen in je dossier, niet aan de muur.

Een detail dat we vaak tegenkomen: het telefoonnummer van het Nationaal Vergiftigingen Informatie Centrum (NVIC) op de kaart. Goed bedoeld, maar die informatielijn is er voor artsen en apothekers, niet voor medewerkers op de werkvloer. Wie op de vloer staat, belt 112 of de interne BHV. Die nummers horen op de kaart.

Vier fouten die we in de praktijk zien

De kaart is een kopie van het VIB. Rubriek 2 en 8 op een A4 geplakt, in kleine letters. Niemand leest het, en de werkwijze uit de risicobeoordeling staat er niet op.

De kaart loopt achter op het VIB. De leverancier heeft het blad herzien en de indeling is veranderd, maar aan de muur hangt nog de kaart van drie jaar geleden. Elke nieuwe versie van het VIB hoort een controle van de kaart in gang te zetten.

Eén kaart voor een hele productgroep. "Schoonmaakmiddelen" op één kaart lijkt efficiënt, maar de gevaren en de PBM verschillen per product. Het VIB is productspecifiek, de kaart dus ook.

De taal past niet bij de werkvloer. Lezen je medewerkers beter Engels dan Nederlands, dan haalt een Nederlandstalige kaart het doel van voorlichting niet. Een tweetalige kaart lost dat vaak op.

Zo houd je je werkplekkaarten op orde

1. Maak een kaart voor elk gevaarlijk product op de werkvloer. Begin met de producten met het hoogste risico uit je risicobeoordeling.

2. Baseer de kaart op het actuele VIB én je risicobeoordeling. Gevaren en eerste hulp uit het VIB, werkwijze en maatregelen uit je beoordeling.

3. Hang hem op waar het werk gebeurt. Bij de werkplek of de opslag, niet in een map op kantoor. Leg vast wanneer hij is opgehangen.

4. Bespreek hem. Een kaart vervangt het onderricht niet. Loop hem door met de medewerkers, bijvoorbeeld in een toolboxmeeting.

5. Controleer hem bij elke nieuwe VIB-versie en elke gewijzigde werkwijze. Een verouderde kaart is erger dan geen kaart, omdat hij een vertrouwen geeft dat niet terecht is.

Hoe Chemspark helpt

In Chemspark volgt de werkplekkaart uit het VIB en de risicobeoordeling die je al hebt gemaakt. De gevaren, pictogrammen, eerste hulp en PBM komen uit de gegevens van het VIB. De maatregelen die je in de risicobeoordeling vastlegt, komen als werkwijze op de kaart: leg je vast dat een beits alleen met een lange spuitlans in de cabine wordt aangebracht, dan staat dat er ook zo op. Je controleert de kaart, past hem waar nodig aan en drukt hem af op A4, in het Nederlands, in het Engels of tweetalig. De QR-code op de kaart opent de actuele versie op een telefoon. Komt er een nieuwe versie van het VIB binnen, dan markeert Chemspark de kaart als verouderd, zodat je precies weet welke kaarten aan de muur vervangen moeten worden. Zo blijft de lijn van VIB naar beoordeling naar instructie herleidbaar, tot aan de werkplek.